Privacidad y tratamiento de datos

Esta página tiene tres partes: el aviso de privacidad, en dos párrafos, para saber lo esencial; la Política de Tratamiento de la Información completa; y el procedimiento de consultas y reclamos, con los plazos que nos obligan.

Aviso de privacidad

Elena Technologies LLC, sociedad de Wyoming, Estados Unidos, con dirección en 30 N Gould St Ste N, Sheridan, WY 82801, Estados Unidos, y correolegal@appelena.com, es el Responsable del Tratamiento de tus datos personales.

Qué hacemos con ellos: evaluar tu postulación, responderte y, si empezamos a trabajar juntos, crear y administrar tu cuenta, facturar los servicios contratados y publicar tu sitio o perfil cuando lo autorices. Si conectas tus cuentas de Facebook, Instagram o WhatsApp, también te mostramos sus métricas y manejamos la pauta y los mensajes que nos pidas, como explicamos en el punto 11. Si nos autorizas por separado, además publicamos tu perfil. Tus derechos: conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, pedir prueba de la autorización que nos diste, saber qué uso les hemos dado, revocar la autorización y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Cómo ejercerlos y cómo leer la política completa: escríbenos alegal@appelena.com o sigue leyendo en esta misma página, donde publicamos también cualquier cambio sustancial.

Política de Tratamiento de la Información

1. Quiénes somos y a quién aplica esto

Elena verifica clínicas y doctores en Colombia y los muestra a pacientes internacionales, principalmente de Estados Unidos, que eligen a quién le piden cotización. Esta política explica qué hacemos con los datos personales de los doctores, del personal de las clínicas y de quienes se postulan para trabajar con nosotros. Los datos de salud de los pacientes se rigen por las políticas de getelena.com, no por esta.

Responsable del Tratamiento:

Nombre: Elena Technologies LLC
Domicilio: Sheridan, Wyoming, Estados Unidos
Dirección: 30 N Gould St Ste N, Sheridan, WY 82801, Estados Unidos
Correo electrónico: legal@appelena.com

El correo es nuestro único canal de contacto para temas de datos personales. Lo atiende una persona, no un robot. Aplicamos a todos los titulares en Colombia los derechos y los plazos de la Ley 1581 de 2012 y de su reglamento compilado en el Decreto 1074 de 2015.

En los datos de cuenta, contratación, cobro y seguridad propios de Elena actuamos como Responsable. Para los datos de pacientes de la bandeja de una clínica, esa clínica decide las finalidades y Elena los trata por su cuenta como Encargada, conforme al contrato de transmisión. En Pro podemos atender mensajes administrativos y presentar cotizaciones aprobadas por la clínica. Eso no autoriza usos distintos, como entrenamiento de modelos o publicidad con datos de salud.

2. Qué datos recogemos y para qué

Solo recogemos lo que necesitamos para prestarte el servicio. Estos son los datos y las finalidades:

Lo que escribes en el formulario Aplica: nombre de tu clínica, ciudad, especialidades, años de experiencia, sitio web, Instagram, nivel de inglés, tu motivación, el canal por el que prefieres que te contactemos, tu correo y tu teléfono. Si postulas a Elena Pro, además el volumen aproximado de pacientes y de mensajes, los canales que usas, si tienes casos documentados y el enlace a tus reseñas. Si reclamas una ficha del directorio, el código de habilitación de tu sede en el REPS. Para qué: evaluar tu postulación, responderte y decidir si podemos trabajar juntos.
Si empezamos a trabajar juntos, tu cuenta en la aplicación: tu nombre, tu correo, tu rol y tu nombre para mostrar. Para qué: darte acceso, mostrar quién responde en cada conversación y avisarte de lo que pasa con tus pacientes.
Tu celular personal, solo si decides configurarlo: para qué: reenviarte a ti las llamadas de tus pacientes en vez de al número general de la clínica.
Tu biografía, credenciales, fotos, procedimientos y precios: para qué:construir tu perfil público, si y solo si nos autorizas a publicarlo.
El resultado de nuestra verificación: para qué: mostrarle al paciente qué comprobamos y cuándo.
Lo que escribes en la aplicación: para qué: prestarte el servicio, darte soporte y mantener el registro de cada conversación.
Datos técnicos: tu dirección IP, que usamos solo para impedir que un mismo equipo inunde el formulario y para el control antirrobots de Cloudflare, y que se borra a los 15 minutos. appelena.com no usa cookies; la aplicación usa una cookie de sesión cuando inicias sesión. Medimos visitas con Cloudflare Web Analytics, que no usa cookies ni te identifica. Además, durante tu visita tu navegador guarda, en el almacenamiento de sesión y no en una cookie, un número de sesión al azar y cómo llegaste: la página de entrada, el sitio que te trajo y las etiquetas de campaña del enlace; se borra al cerrar la pestaña. Con ese número registramos qué páginas y qué opciones de precios miras, sin tu nombre ni lo que escribes. Si pides la auditoría, agendas una llamada o te registras, esa información, tu país y región aproximados (los da nuestro proveedor de red) y tu respuesta a «¿Cómo nos encontraste?», si la das (es opcional), se guardan con tu solicitud para saber qué canales nos traen clínicas. No la compartimos con plataformas de publicidad.

Cómo contamos las visitas. Cuando abres una página, tu navegador guarda un número de visita al azar para esa pestaña (en el almacenamiento de la sesión, no en una cookie; se borra al cerrar la pestaña) y le dice a nuestro propio servidor qué página abriste, qué sitio o enlace de campaña te trajo y cuánto tiempo estuvo la página en tu pantalla. Para estimar cuántas personas distintas nos visitaron en un día, el servidor mezcla tu dirección de red y el tipo de navegador con un código al azar que cambia cada día y se destruye a más tardar en 48 horas, y guarda solo el resultado. Nunca guarda tu dirección ni tu navegador, y cuando el código del día desaparece, nadie, tampoco nosotros, puede volver a asociar ese resultado contigo. (Aparte, como cualquier sitio web, nuestro proveedor de alojamiento, Cloudflare, guarda registros técnicos de cada visita, con la dirección de red y el navegador, por seguridad y para resolver fallas, y los borra solo en 7 días como máximo. No los usamos para contar visitas.) También anotamos tu país y si usaste celular o computador, nunca tu ciudad ni tu ubicación. Solo vemos totales, como "120 visitas desde Instagram esta semana". No unimos nada de esto con tu nombre ni con la consulta que envíes. Tratamos esta información solo de forma que no te identifique, y no intentaremos identificarte con ella.

No usamos tus datos para nada distinto de lo que dice esta lista, no los vendemos y no los usamos para publicidad. Si algún día queremos usarlos para otra cosa, te lo pedimos otra vez.

3. Quién más los trata

Cuatro proveedores tratan datos por cuenta nuestra, todos en Estados Unidos: Cloudflare (aloja el sitio, la aplicación, la base de datos y los archivos), Resend (envía nuestros correos, que salen de mail@appelena.com), Telnyx (solo si configuras el desvío de llamadas: recibe tu celular para reenviarte la llamada) y Meta (solo si tu clínica habilita WhatsApp o Instagram como canal, recibe esos mensajes; y si conectas tus cuentas de Meta, ver el punto 11). Además usamos un sistema automatizado, que corre en la infraestructura de Cloudflare en Estados Unidos e Inglaterra, para preparar borradores que una persona revisa: el borrador del perfil y del sitio de tu clínica a partir de lo que nos cuentas (incluido el audio, si decides mandarlo) y el borrador de una cotización a partir de la conversación o de una nota de voz. Nada de eso se publica ni se envía hasta que tú o alguien de tu equipo lo aprueba, no lo usamos para decidir nada sobre ti y ningún proveedor de modelos entrena con lo que escribes. Tu perfil público lo ve cualquiera, pero solo si está publicado y tú lo autorizaste. No compartimos tus datos con nadie más, salvo que una ley o una autoridad nos obligue.

4. Cómo los cuidamos

Guardamos tu información con las medidas técnicas y administrativas necesarias para impedir que se altere, se pierda o la consulte o use alguien que no debe. En concreto: el acceso a la aplicación requiere sesión iniciada, cada usuario solo ve la información de su propia clínica, las funciones de administración están restringidas y las copias de seguridad nocturnas se cifran antes de guardarse. Ninguna medida de seguridad es perfecta y no te vamos a decir lo contrario.

5. Cuánto tiempo los conservamos

Una postulación rechazada o en lista de espera: 12 meses desde la decisión.
Una postulación que no llegamos a decidir (ni aprobada, ni rechazada, ni en lista de espera): 18 meses desde que la enviaste, si en ese tiempo no hubo ningún avance. Después la borramos; si quieres volver, nos escribes de nuevo.
Una postulación aprobada y la cuenta que nace de ella: mientras dure la relación y 12 meses más.
Las cuentas de una clínica que se va, incluido el celular personal: 12 meses desde que termina la relación, por si quieren volver. El acceso se corta el día que termina la relación; lo que se conserva es el registro, no la sesión. Ese registro es la cuenta de cada usuario (nombre, correo, celular), la configuración de la clínica, sus páginas, fotos y casos, y los documentos que nos entregó para verificarse. Cumplidos los 12 meses lo borramos todo, salvo el nombre, la razón social y el NIT de la clínica, que quedan con los soportes del punto siguiente.
Un perfil publicado se despublica de inmediato cuando termina la relación, y el sitio web que Elena aloja deja de mostrarse ese mismo día.
Los soportes contractuales y contables de la relación con una clínica: 10 años desde el último comprobante, porque la ley comercial colombiana lo exige. Ese piso alcanza solo a esos soportes, no al resto de tu registro.

Cumplido cada plazo, borramos los datos, salvo que una obligación legal o contractual nos exija conservarlos.

6. Tus derechos

Como titular de tus datos personales, tienes derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
Pedirnos prueba de la autorización que nos diste, salvo en los casos en que la ley no la exige.
Que te informemos, si lo pides, qué uso le hemos dado a tus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por incumplimientos de la Ley 1581 de 2012.
Revocar la autorización y pedir que borremos tus datos, en los términos del punto 8.
Acceder gratuitamente a tus datos.

7. Quién atiende tus solicitudes

La administración de Elena Technologies LLC asume la función de protección de datos personales y atiende peticiones, consultas y reclamos enlegal@appelena.com.

8. Cómo ejercer tus derechos

El procedimiento completo, con los plazos exactos que nos obligan, está en la sección "Consultas y reclamos" de esta misma página. En resumen: escríbenos alegal@appelena.com con tu nombre, cómo contactarte y qué necesitas. Si es una consulta, te respondemos en máximo 10 días hábiles. Si es un reclamo (corregir, actualizar, borrar o revocar), en máximo 15 días hábiles. No cobramos por esto. Puedes consultar tus datos gratis al menos una vez al mes.

9. Antes de quejarte ante la Superintendencia

La ley pide que primero nos des la oportunidad de resolverlo: solo puedes elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez hayas agotado el trámite de consulta o reclamo con nosotros (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012). Es un requisito de la ley, no una barrera nuestra.

10. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 17 de septiembre de 2026. Las bases de datos en las que tratamos esta información estarán vigentes mientras dure la relación contigo y por los plazos del punto 5. Si cambiamos algo sustancial, te avisamos antes de aplicarlo y publicamos la versión nueva aquí con su fecha. Y si el cambio tiene que ver con para qué usamos tus datos, te pedimos una autorización nueva. No damos por hecho tu silencio.

11. Los datos de Meta de tu clínica (Facebook, Instagram y WhatsApp)

Este punto aplica solo si tu clínica conecta sus cuentas de Meta con Elena. Hay dos formas: con el botón «Conectar con Meta» de Ajustes › Conexiones, que abre el inicio de sesión de Facebook y te deja elegir qué portafolio, cuenta publicitaria, página e Instagram nos das; o compartiendo esas cuentas, o tu cuenta de WhatsApp Business, con el portafolio de negocio de Elena como socio. En los dos casos tratamos esos datos por cuenta de tu clínica y solo para lo que tu clínica nos pide.

Qué leemos y para qué

Tu cuenta publicitaria. El nombre, la moneda y la zona horaria de la cuenta; tus campañas, conjuntos de anuncios y anuncios (nombre, estado, objetivo, presupuesto, a quién apuntan, y el texto, el título y la imagen de cada anuncio); y sus resultados de cada día: gasto, impresiones, alcance, frecuencia, clics, conversaciones iniciadas y resultados. Algunos vienen separados por ubicación, por país y por edad y sexo, siempre como totales que Meta entrega y que no identifican a nadie. Para qué: mostrarte en Métricas › Pauta cuánto inviertes y qué te trae cada campaña.
Tu página de Facebook. La lista de páginas que administras, para que elijas la de tu clínica, y de esa página solo su Instagram vinculado y si recibe en Elena los mensajes que le escriben. No leemos ni guardamos sus publicaciones, comentarios ni seguidores.
Tu cuenta de Instagram. Tu nombre de usuario y cuántos seguidores, seguidos y publicaciones tienes; tus publicaciones e historias recientes (tipo, fecha, enlace, imagen en miniatura, el comienzo del texto, y cuántos me gusta y comentarios tienen, sin leer los comentarios); y las estadísticas de la cuenta y de cada publicación: alcance, vistas, interacciones, toques en el enlace del perfil, seguidores ganados y perdidos, y cómo se reparten tus seguidores por edad, sexo y país, también como totales. Para qué:mostrarte en Métricas › Instagram qué publicaciones te traen pacientes.
La pauta que manejamos por ti, solo si tu plan la incluye y tu clínica la activa. Con tu permiso creamos campañas con el asistente «Crear campaña», las pausamos o reanudamos y cambiamos su presupuesto diario, sin pasar el tope que fija tu clínica. Toda campaña, conjunto y anuncio que creamos nace en pausa y no gasta nada hasta que se activa, y se activa solo desde el panel, por un administrador de tu clínica o por el equipo de Elena cuando tu clínica lo aprueba. La imagen de un anuncio sale de tu galería o de un caso que tu clínica publicó con la autorización del paciente. Cada cambio queda registrado con quién lo hizo, qué cambió y cómo estaba antes, y te mostramos ese registro si lo pides.
Tu WhatsApp Business, solo si tu clínica lo comparte con nosotros. Recibimos en la bandeja de tu clínica los mensajes que tus pacientes le escriben a tu número y enviamos desde ese número las respuestas que escribe tu equipo, o Elena por cuenta de tu clínica. También conectamos nuestra aplicación a tu cuenta, leemos sus números para activar el correcto y creamos y administramos las plantillas de mensaje de tu clínica. No creamos, borramos ni cambiamos tus números.

Si eres paciente y le escribiste a una clínica o a Elena por WhatsApp o Instagram, lo que hacemos con tus mensajes está en la política de privacidad de getelena.com:getelena.com/legal/privacy.

Quién los ve. Los usuarios de tu clínica y el equipo de Elena que la atiende. Si un administrador de tu clínica crea el enlace del informe de pauta para la persona que maneja tus anuncios, quien tenga ese enlace ve los totales por campaña hasta que lo revoques en Ajustes.

Lo que no hacemos. No vendemos, no alquilamos ni compartimos estos datos con nadie más. No los usamos para otra clínica ni los mezclamos con los de otra clínica: cada dato queda guardado con la clínica a la que pertenece y solo lo ven sus usuarios. No los usamos para publicidad de Elena, no se los damos a otras plataformas de publicidad y ningún proveedor de modelos entrena con ellos.

Dónde los guardamos y cuándo los leemos. En la base de datos de Elena en Cloudflare, en Estados Unidos. El permiso que nos das en Meta se guarda cifrado y nunca se muestra en el panel. Leemos tus cuentas una vez al día y cada vez que pulsas «Actualizar ahora».

Cuánto los guardamos. Mientras trabajemos juntos, para que veas tu historial. El día que termina la relación borramos el permiso que guardamos que nos diste y dejamos de leer tus cuentas. Lo ya leído lo borramos 12 meses después de terminada la relación, con el resto del registro de tu clínica (punto 5), o antes si nos lo pides.

Cómo quitarnos el permiso. En Ajustes › Conexiones, pulsa «Desconectar» junto a Meta: borramos de inmediato el permiso que nos diste con el botón. Quítalo también en Facebook, en Integraciones comerciales. Si además compartiste tus cuentas o tu WhatsApp Business con el portafolio de Elena como socio, quita ese acceso desde la configuración de tu portafolio de negocio en Meta: mientras siga, podemos seguir leyendo esas cuentas para mostrarte tus métricas. Quitar el permiso no borra lo que ya leímos; para eso, sigue el paso siguiente.

Cómo pedir que borremos los datos de Meta de tu clínica. Escríbenos alegal@appelena.com desde el correo de un administrador de tu clínica, con el asunto «Borrar datos de Meta» y el nombre de tu clínica. Borramos el permiso que guardamos y todo lo que leímos de tus cuentas de Meta (pauta, página e Instagram) y te confirmamos por correo cuando esté hecho, lo antes posible y en máximo 15 días hábiles. Los mensajes de pacientes que llegaron por WhatsApp o Instagram no se borran con esta solicitud, porque son parte de la conversación con cada paciente y siguen las reglas del punto 1; si quieres que también los borremos, dínoslo y te explicamos qué podemos borrar y qué no. Si eres otra persona y crees que tenemos datos tuyos que vinieron de Meta, escríbenos al mismo correo.

Consultas y reclamos sobre tus datos personales

Los plazos son los de la ley, no una promesa de servicio, y se cuentan en días hábiles.

Por dónde

Escríbenos a legal@appelena.com. Ese es el canal oficial y lo atiende una persona. Es gratis. Puedes consultar tus datos sin costo al menos una vez cada mes calendario.

Qué mandarnos

Tu nombre y un dato que nos permita identificarte en nuestros registros (normalmente el correo con el que te registraste o postulaste).
Qué necesitas: consultar tus datos, corregirlos, actualizarlos, borrarlos o revocar tu autorización.
Si escribes en nombre de otra persona, la prueba de que puedes hacerlo. También pueden ejercer estos derechos los causahabientes y los apoderados, acreditando esa calidad.

Cuánto nos demoramos

Si es una consulta (quieres saber qué tenemos sobre ti):

Te respondemos en máximo 10 días hábiles desde que recibimos tu solicitud.
Si no alcanzamos, te decimos por qué y en qué fecha te responderemos. Esa fecha nunca puede pasar de 5 días hábiles más.

Si es un reclamo (quieres corregir, actualizar, borrar o revocar):

Si falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes a recibirlo. Si pasan 2 meses sin que nos respondas, entendemos que desististe.
Dentro de los 2 días hábiles siguientes marcamos tu registro con la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, y la mantenemos hasta resolverlo.
Te respondemos en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a recibirlo.
Si no alcanzamos, te decimos por qué y en qué fecha te responderemos. Esa fecha nunca puede pasar de 8 días hábiles más.

Si lo que pides no nos corresponde a nosotros, trasladamos tu solicitud a quien corresponda en máximo 2 días hábiles y te avisamos.

Si no quedas conforme

Puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. La ley pide que primero agotes este trámite con nosotros (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

Un límite honesto

Si tenemos un deber legal o contractual de conservar un dato tuyo, no podemos borrarlo mientras ese deber exista. Cuando sea el caso te lo decimos y te explicamos cuál es.